Jobs:

Assistent Strategy & Administration

Rhine-Ruhr 2025 FISU Games

Assistent Strategy & Administration

2025 kommt die Welt an Rhein und Ruhr, um Sport, Wissenschaft und Kultur zu feiern. In 5 Städten messen sich bis zu 10.000 Athleten und Offizielle aus 170 Nationen zwölf Tage lang - und das in 18 Sportarten. Hier werden Maßstäbe gesetzt. Die dichteste Hochschullandschaft Europas trifft auf die meisten Sportvereine Deutschlands in einer außergewöhnlich sportbegeisterten Region.

Idealerweise verfügst du über folgende Fähigkeiten & Kenntnisse:

Abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium, kaufmännische Ausbildung oder ähnliche Qualifikation mit mindestens 3 Jahren Berufserfahrung
Interesse an Kultur, Sportgroßveranstaltungen oder Festivals
Verständnis für die Funktionsweise von Sportgroßveranstaltungen oder Festivals von Vorteil
Schnelle Auffassungsgabe, starke kommunikative Fähigkeiten und kreativer Elan
Offene, freundliche Arbeitsweise, Teamfähigkeit sowie selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
Bereitschaft zur Übernahme erster Verantwortung in der Projektsteuerung und -Koordination
Idealerweise Kenntnisse über kulturelle und sportliche Entwicklungen sowie Partner in der Rhein-Ruhr-Region
Ausgezeichnete MS Office Kenntnisse
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bieten:

Abwechslungsreiche Tätigkeit mit Raum für kreative Ideen
Dynamisches Umfeld mit offener Unternehmenskultur
Kurze Entscheidungswege und Teamarbeit auf Augenhöhe
Leistungsgerechte Vergütung nach TV L mit Jahressonderzahlung
Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit für mobile Arbeit
30 Tage Urlaubsanspruch pro Jahr
Moderne Büroausstattung für ein Planungsteam einer Sportgroßveranstaltung

Deine Aufgaben:

Persönliche Unterstützung der Geschäftsführung bei allen organisatorischen Themen und administrativen Aufgabenstellungen

Inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Meetings

Erstellung von Präsentationen und Meeting Unterlagen

Unterstützung des Stakeholder Teams in allen operativen Themenstellungen

Sichtung des Email-Eingangs der Geschäftsführung und selbstständige Ableitung entsprechender Aufgaben sowie Abwicklung der täglichen Geschäftskorrespondenz im nationalen und internationalen Umfeld

Unterstützung bei allgemeinen telefonischen und schriftlichen Anfragen inkl. Wahrnehmung der allgemeinen Telefonbetreuung für die Durchführungsgesellschaft

Einladungsmanagement, Schriftverkehr & Protokollführung von Gremien und internen und externen Gesprächsrunden

Ablagemanagement und Führung der Wiedervorlage sowie Archivierung von Dokumenten sowie Aktualisierung von Unterlagen

Überwachung von internen und externen Terminen, Koordination und Vorbereitung von Veranstaltungen und sonstigen Besprechungen sowie Bereitstellung benötigter Unterlagen

Anfertigung und Bearbeitung von Abrechnungen (Reisekosten und Auslagen) der Leitungsebene

Verwalten der Unterschriftenmappe